Interview mit Waitly’s CEO Tim Myhrvold: Aufbau einer B2B2C SaaS-Lösung

Waitly ist eine digitale Plattform für Wartelisten, die aktuell dazu dient, Grundstückbesitzer und Wohnungssuchende zusammenzubringen, um mit mehr Transparenz, Datenschutz und automatisierten Prozessen eine optimierte Wohnungsvermittlung zu garantieren.

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Das dänische Unternehmen wurde 2019 von CEO Tim Myhrvold und CTO Morten Pyndt Dalgaard gegründet.

Die Entstehung eines B2B2C SaaS-Unternehmens

Juliane Waack: Kannst Du kurz erzählen, wie alles begonnen hat? 

Tim Myhrvold: Wir haben das Produkt anfangs für Grundstückbesitzer, also den B2B-Kunden, entwickelt, da das unser konkreter Use Case war. Ich war als ehrenamtlicher Vorstand einer dänischen Wohnungsgenossenschaft tätig.

Da habe ich noch mit Excel-Tabellen gearbeitet und wollte diesen Prozess unbedingt automatisieren. Damit dieser Prozess gut läuft, müssen aber auch die Bedürfnisse der Wohnungssuchenden, also der B2C-Kunden berücksichtigt werden.

Wir wollten das Kernproblem direkt mit unserer Lösung angehen, die gerade komplex genug sein sollte, um die meisten Fälle im dänischen Immobilienbereich zu managen. 

Wir haben dann mit unserer Wohnungsgenossenschaft gestartet, die 40 Einheiten hatte. Und wir haben auch andere Genossenschaften angerufen, um über ihre Probleme und Bedürfnisse zu reden.

Wir haben uns also sehr auf die B2B-Seite konzentriert, da sie die Grundlage ist. Wenn es keine B2B-Kunden, also keine Grundstückbesitzer gibt, dann gibt es auch keine Grundstücke, für die sich B2C-Kunden registrieren können. Und ohne B2C-Kunden haben die B2B-Kunden keinen Grund, die Plattform zu nutzen. Es ist also ein wenig ein Henne-Ei-Problem.

Juliane Waack: Und ihr musstet die Funktionen trotzdem attraktiv genug für B2C-Kunden gestalten, damit sie auch den Mehrwert der Plattform erkennen.

Tim Myhrvold: Absolut. Aber wenn man in einem Bereich arbeitet, in dem es für ein Produkt, in diesem Fall Mietgrundstücke eine hohe Nachfrage, aber wenig Angebote gibt, dann muss man dafür sorgen, dass die Nachfrage gedeckt wird.

Und das ist der große Mehrwert unserer Wartelisten – die Angebote. Und genau deshalb konzentrieren wir uns mehr auf die B2B-Kunden, wenn es um die Entwicklung unserer Software geht.

Juliane Waack: Das ist schon sehr spannend, was ihr da auch entscheiden müsst, also welche Kundengruppe erst da sein muss, um die andere Kundengruppe anzuziehen.

Tim Myhrvold: Und eigentlich widerspricht es auch scheinbar unserem Umsatzmodell, denn 85 % unseres Umsatzes kriegen wir von den B2C-Kunden, also den Wohnungssuchenden. Und nur 15 % kommen von den Grundstückbesitzern. Wir verdienen also das meiste Geld mit den Mietern, aber wir müssen dennoch die Produktentwicklung für die Vermieter priorisieren.

Juliane Waack: Wusstet Ihr sofort, dass Eure Plattform ein SaaS-Produkt sein sollte, oder habt Ihr erst einmalige Zahlungen in Erwägung gezogen?

Tim Myhrvold: Wir wussten von Anfang an, dass unsere anvisierten B2C-Kunden bereit sind, lange Zeit für ihre Traumwohnung zu warten und sich dafür zu registrieren. Wer nicht warten will, für den ist das Grundstück bzw. die Wohnung auch nicht so wichtig.

Genau deshalb haben wir uns gegen eine einmalige Gebühr entschieden. Das hätte nämlich dazu geführt, dass viele Wohnungssuchende sich auf zahlreichen Listen eintragen, ohne sich wieder auszutragen, wenn sie etwas anderes gefunden haben. Die Abo-Gebühr ist ein Signal für das hohe Interesse an dieser bestimmten Mieteinheit.

Da haben wir übrigens auch nicht das Rad neu erfunden. Ich habe tatsächlich schon Startup-Erfahrung vor Waitly gesammelt und war sehr inspiriert von Abo-Modellen und von kostenpflichtigen Wartelisten, die sind nämlich sehr verbreitet in Dänemark.

Unsere Lösung hat den Prozess einfach digitalisiert. Vorher mussten Wohnungssuchende ihr Geld auf das Konto des Vermieters überweisen und dann musste jemand alle Zahlungen mit den Namen auf der Wartelisten abgleichen, um zu sehen, ob alle bezahlt haben.

Das war noch lange bevor wiederkehrende Zahlungen und Online-Zahlungen durch Lösungen wie Billwerk+ einfacher wurden.

Juliane Waack: Das ist ein sehr wichtiger und spannender Punkt. Viele B2C-Kunden, die vielleicht der ganzen Abos müde sind, denken ja oft, dass Abo-Modelle nur noch da sind, damit sie öfter zur Kasse gebeten werden.

Aber in diesem Fall dient das Abo ja dazu, dass beide Seiten sich verpflichten. Und das dient auch den Wohnungssuchenden, denn die wollen ja auch nicht auf einer riesigen Warteliste sitze, ohne Chance, jemals zu einer Besichtigung eingeladen zu werden. Das Abo-Modell sorgt also auch dafür, dass die Wartelisten überschaubar bleiben und alle Wartelistenplätze eine realistische Chance auf die Wohnung haben.

Kunden-Pain Points identifizieren

Was waren denn die größten Pain Points bzw. Herausforderungen für Eure Kunden, die Ihr mit Waitly löst? 

Tim Myhrvold: Es gibt drei Bereiche, die wirklich herausfordernd waren.

Der erste Punkt war der gesamte Registrierungsprozess

Wenn man vorher als Mieter nach einem Grundstück gesucht hat, war es sehr unwahrscheinlich, dass man es online findet, da viele kleine Mieteinheiten keine eigene Webseite haben. Man muss also irgendwie davon gehört haben, dann musste man einen E-Mail-Kontakt finden, eine Anfrage schreiben, auf die Anfrage warten und reagieren im Hin und her und das alles ohne viel Transparenz.

Wir haben mal den Durchschnitt gemessen und es sind bis zu 8 Mails, die es braucht, um alle Informationen vom Wohnungssuchenden zu erhalten (z.B. Zahlungsinformationen, Ausweisungen, etc.). Und das waren alles Mails, die manuell geschrieben wurden.

Jetzt automatisiert Waitly all das.

Ein anderer Schmerzpunkt war das Ausschreiben von Wohnungsbesichtigungen

Wenn man ein Grundstück hat, arbeitet man meistens mit verschiedenen Listen. Man hat eine Liste der Mieter, die man schon hat, die vielleicht die Wohnung im Grundstück wechseln wollen und die man sehr hoch priorisiert, weil man sie kennt und ihnen traut.

Dann hat man Mieter, die ihre Kinder auf eine Warteliste setzen, damit diese, wenn sie volljährig sind, eine gute Wohnung kriegen.

Und dann hat man eine dritte Liste aller neuen Interessenten, die frisch einziehen wollen.

Das sind drei Listen mit verschiedenen Prioritäten. Das kann bei einer Wohnungsbesichtigung schnell in 100-200 Mails ausarbeiten, die alle manuell verschickt und beantwortet werden müssen.

Und das wird auch von Waitly automatisiert. Da kann dann garantiert werden, dass alle Einladungen nach Prioritäten verschickt und alle Interessenten nach Prioritäten geordnet werden, um eine überschaubare, saubere Teilnehmerliste zu erhalten.

Das dritte Thema betrifft Datenmanagement und DSGVO, zum Beispiel das Löschen von Daten, wenn Wohnungssuchende kein Interesse mehr an der Mieteinheit haben.

In der Vergangenheit haben die Leute dann meistens den Vermietern oder der Genossenschaftsleitung geschrieben, wenn sie Änderungen an ihren Maildaten oder Präferenzen hatten oder alle Daten löschen wollten.

Juliane Waack: Ganz zu schweigen von den vielen sensiblen Daten, die Wohnungssuchende in der Regel via Mail verschicken müssen. In Deutschland sind das nicht selten Lohninformationen, Ausweiskopien usw.

Tim Myhrvold: Stell Dir mal vor, wie viele Leute Deinen Bewerbungsordner voller sensibler Daten in ihrer Mailbox liegen haben. Und ich bin mir sicher, dass es sehr lange dauert, bis diese Daten mal gelöscht werden.   

Und damit helfen wir aus, da es nicht nur im Sinne der Wohnungssuchenden und Datenschutzbehörden ist, sondern auch der Vermieter, die gar nicht die Verantwortung über all diese Daten übernehmen wollen.

Mit Waitly können B2B-Kunden ihre Daten einfach managen und das macht einen riesigen Unterschied zu einem Standard-Newsletter oder einer einfachen Webseite.

In diesem Bereich bieten wir auch ein sehr B2C-zentrisches Erlebnis, da eine Registrierung nicht in einer Inbox oder Excel verloren geht, sondern direkte Ergebnisse liefert.

Wohnungssuchende loggen sich einfach auf der Waitly-Plattform ein, können ihre eigenen Daten, alle Wartelisten und offenen Wohnungen sehen und managen. Und sie erhalten sehr viele Informationen, bevor sie sich für eine Warteliste bezahlpflichtig registrieren.

Der Unterschied zwischen B2B- und B2C-Kunden

Juliane Waack: Wenn es um das Nutzererlebnis und Design geht, habt Ihr da zwischen B2B und B2C unterschieden?

Tim Myhrvold: 2018 haben mein Co-Gründer und ich die absolute MVP-Version einer Webseite gebaut (Minimum Valuable Product = minimal funktionsfähiges Produkt). Damals ging es vor allem darum, dass Design und Benutzung gut sind. 

Als wir dann in den deutschen Markt expandiert sind, haben wir die zwei Kundenuniversen aufgesplittet. Jetzt haben wir die B2C-Seite, die helle Farben hat und Einfachheit und Transparenz vermittelt. Alles sollte auf den ersten Blick verständlich sein.

Auf der B2B-Seite sind wir etwas dunkler geworden, um Vertrauen und Sicherheit zu vermitteln und die finanziellen, administrativen Bereiche zu berücksichtigen. Die B2B-Konten haben natürlich sehr viel mehr Funktionen, um alle Wartelisten und Daten zu managen.

Es gibt also zwei Funktionswelten. Und mit unserem kleinen Team von vier Entwicklern führt das direkt auf eine Deiner ersten Fragen zurück: wir müssen wirklich sehr stark priorisieren, wo wir unsere Ressourcen einsetzen.

Juliane Waack: Das führt mich auch direkt zur nächsten Frage: wie schwer ist es, da die Balance zwischen den beiden Gruppen aufrecht zu erhalten, so dass sich niemand vernachlässigt fühlt?

Tim Myhrvold: Das kann sehr schwer sein. Wir müssen intern sehr klare Prioritäten haben, welche Kunden und Regionen Vorrang haben.

Wenn wir also zwei Leute haben, die alle Support-Tickets bearbeiten und die Service Level Agreements aufsetzen, dann wissen sie, dass Vermieter Priorität haben und dass Vermieter aus Deutschland nochmal eine höhere Priorität haben, da wir aktuell expandieren. Und nach diesem Regelwerk gehen wir dann vor.

Das kommunizieren wir natürlich auch transparent an unsere Vermieter und Wohnungssuchenden.

Manchmal ist es dann auch sehr schwer, „Nein“ zu sagen, wenn man die Option hat, ein Produkt für den dänischen Markt zu entwickeln, dass direkt Umsatz machen könnte. Aber man muss das große Ganze im Auge behalten.

Marketing-Herausforderungen in verschiedenen Märkten

Juliane Waack: Wie sieht das Marketing bei Euch aus? Gibt es da große Unterschiede zwischen Deutschland und Dänemark?

Tim Myhrvold: Es ist sehr anders in Deutschland. In Dänemark müssen wir eigentlich kein Geld in unser Marketing investieren.

Wir kriegen viele organische B2B-Leads in Dänemark, weil unsere Marke bekannt ist. Und die meisten unserer B2B-Kunden bringen direkt B2C-Kundenlisten mit. Das sind dann bis zu 100 und mehr Leute, die wir einfach onboarden können. Das funktioniert so gut, dass wir kein B2C-Marketing machen müssen. Stattdessen schreiben wir Newsletter, die unsere B2C-Kunden (und potenzielle B2C-Kunden) kostenlos abonnieren können.

In Deutschland sieht die Situation komplett anders aus, weil wir nicht nur Marketing für die B2C-Kunden machen müssen, sondern wir müssen auch die B2B-Kunden darin schulen, ihre eigenen Kundenlisten aufzubauen.

In Deutschland arbeitet kaum ein Vermieter mit bezahlpflichtigen Wartelisten, so wie es in Dänemark üblich ist. Die meisten haben nicht einmal aktuelle Excel-Tabellen oder Newsletter-Kontaktlisten. Wenn ein Vermieter in Deutschland eine freie Wohnung hat, stellt er die auf ImmoScout ein und kriegt 600 Anfragen innerhalb weniger Stunden. Dann wählen sie jemanden aus, ohne ein wirkliches System zu haben. Und bei der nächsten freien Wohnung wiederholt sich das Ganze.

Genau da kommen wir und müssen deutschen Vermietern erklären, warum es unglaublich viel Zeit spart, wenn man statt dieser Vorgehensweise eine kuratierte Liste von ca. 100 extrem interessierten Wohnungssuchenden hat, inklusive aller notwendigen Dokumente.

Wenn wir aktuell einen deutschen Vermieter als Kunden gewinnen, müssen wir mit ihm zusammen arbeiten, um B2C-Kunden für die Wartelisten zu finden. Und wir brauchen diese B2C-Kunden, da wir – wie schon erwähnt – 85 % unseres Umsatzes mit B2C-Kunden generieren. Wir verdienen also nichts, bis die Wartelisten unserer B2B-Kunden gut mit interessierten Wohnungssuchenden gefüllt sind.

Das ist für unsere deutschen B2B-Kunden ein sehr risikoarmes Geschäft, aber wir müssen sehr viel mehr investieren als im dänischen Markt. Ich habe sogar zwei Mitarbeitende in Berlin eingestellt, die sich um SEO kümmern und in Social Media-Gruppen recherchieren, wie man am besten Wohnungssuchende anspricht.

Denn für Wohnungssuchende ist Waitly fantastisch, aber niemand kennt unsere Marke.

Juliane Waack: ImmoScout ist tatsächlich sehr weit verbreitet, wenn es um Wohnungsausschreibungen geht. Für Wohnungssuchende ist das sogar ein Nachteil, da sie oft diejenigen sind, die ständig nachhaken müssen und auch noch Sorge tragen, ob es sich um ein Betrugsinserat handelt.

Tim Myhrvold: Unsere größte Herausforderung liegt darin, Vermieter zu finden, die den Status quo des deutschen Immobilienmarktes ändern wollen. Denn mal ehrlich, es ist so viel einfacher, Vermieter zu sein als Wohnungssuchender.

Es ist eben nicht schwer, Vermieter zu finden, die Nachfrage ist so groß in Berlin, Hamburg und anderen deutschen Städten. Eine leere Wohnung bleibt nicht lange leer.

Aber Waitlys Vorteil für Vermieter liegt auch nicht darin, potenzielle Mieter zu finden. Was wir bieten, ist eine einfache, automatisierte, zeitsparende und sichere Art, Wartelisten, Wohnungsbesichtigungen und Datenverwaltung zu betreiben.

Und das spart so viel Zeit, Geld und bürokratischen Aufwand und bietet sogar noch eine günstigere Alternative zu Plattformen wie ImmoScout.

Das SaaS der Zukunft: Der Sprung in andere Branchen

Juliane Waack: Du hast erwähnt, dass die Waitly-Plattform potenziell auch für andere Zwecke genutzt werden könnte. Habt Ihr das bereits am Anfang mit berücksichtigt?

Tim Myhrvold: Als wir mit der Lösung für den Immobilienmarkt gestartet sind, haben wir eigentlich keine anderen Use Cases im Kopf gehabt. Mein Mitgründer und ich haben so ca. 1-2 Jahre nach der Gründung angefangen darüber nachzudenken, ob wir auch andere Branchen mit unserer Plattform abdecken könnten.

Aber wir haben sehr frühzeitig bereits modular entwickelt, damit wir einfach flexibel bleiben und nicht alles umbauen müssen, sollten wir uns doch entscheiden mit mehr Ressourcen auch andere Einsatzbereiche abzudecken.

Und ich bin sehr froh darüber, dass wir uns dazu entschieden haben. Wir haben einige andere Anwendungsbereiche sogar schon getestet und ich bin davon überzeugt, dass wir sofort in mindestens drei weitere Märkte einsteigen können, sobald wir mehr Ressourcen haben.

Wir wollen 2025 auch darauf verwenden, eine neutrale Wartelistenlösung zu bauen, die einfach adaptiert werden kann.

Jetzt wo wir in Deutschland arbeiten, haben wir beispielsweise entdeckt, dass Wartelisten für Kindergärten reif für die Automatisierung sind. Das ist ein riesiger Frust für so viele Menschen.

Aber mit neuen Branchen und Märkten kommt auch mehr Marktrecherche sowie die Suche nach existierenden Lösungen für Partnerschaften, Integrationen usw.

Juliane Waack: Ich find es so interessant, dass Ihr zwar anfangs nie konkret über andere Anwendungsbereiche nachgedacht habt, aber Waitly trotzdem sehr flexibel gebaut habt, um Euch Optionen offen zu halten. Das ist schon eine Kombination aus dem richtigen Timing und der richtigen Idee. Es zeigt aber vor allem, dass man Flexibilität im Kopf behalten sollte, wenn man eine Lösung entwickelt.

Tim Myhrvold: Um ehrlich zu sein hätten Morten und ich in den ersten 12 Monaten nach unserem Launch in Dänemark nie gedacht, dass wir mal ein Unternehmen mit 15 Angestellten in Deutschland, Dänemark und darüber hinaus werden könnten. Wir haben es immer als Nebenberuf gesehen.

Aber nach dem ersten Jahr kamen dann auch andere Marktteilnehmer auf uns zu und haben gefragt, ob sich unser Produkt auch für sie umbauen lässt. In Dänemark haben wir beispielsweise viele Sportsclubs, die ähnliche Excel-Listenprobleme haben. Und viele dieser Probleme sind nahezu identisch mit denen, die unsere Waitly-Kunden ursprünglich hatten.

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