Subscription gekündigt: Wie man einem Kunden, der sein Abo mitten im Monat gekündigt hat, eine Rechnung ausstellt

Option 1: Den gesamten Monat abrechnen

Wenn die Subscription gekündigt wurde, ist es natürlich die einfachste Lösung, den gesamten Abo-Monat in Rechnung zu stellen. Viele Unternehmen nutzen diese Strategie, weil sie so die Möglichkeit haben, den Höchstbetrag einfacher abzurechnen.

Auf den ersten Blick scheint diese Option für Sie am vorteilhaftesten zu sein, doch bei näherer Betrachtung lauern einige Fallstricke im Verborgenen. Das Hauptproblem ist die Art der Kündigung, denn die Unternehmen müssen mehrere Prozesse um sie herum strukturieren. Es gibt das Henne-Ei-Problem: Das interne Kündigungsverfahren, das das Unternehmen wählt, hängt von der externen Methode ab, aber die externe Methode wird oft aufgrund etablierter interner Verfahren gewählt. Es handelt sich auch um eine echte Verkaufspraxis.

Bei vielen Dienstleistungen, wie Energieverträgen, Internetanbietern oder Presseabos, muss der Kunde zum Beispiel eine Kündigung per Einschreiben schicken. In diesem Fall kann das Abo erst als gekündigt betrachtet werden, wenn die Kündigung eingegangen ist, was es für den Kunden schwierig macht, das genaue Enddatum vorherzusagen.

Diese Art von Verwaltungsaufwand kann Kunden zur Verzweiflung treiben, wenn sie einfach versuchen, ihr Abo zu beenden. Und macht es die Verwaltung Ihrer Kündigungen letztlich einfacher? Macht es im digitalen Zeitalter überhaupt noch Sinn, wenn die meisten Dienste mit wenigen Klicks gekündigt werden können?

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie die Kündigungsklauseln in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen klar formulieren. Einige Unternehmen scheinen ihre Methoden im Falle einer Kündigung des abos absichtlich zu verschleiern, was zu einer potenziellen Quelle der Unzufriedenheit bei den Kunden führt, die häufig Flexibilität wünschen. Während die kurzfristigen Auswirkungen (die endgültige Rechnung spiegelt den Höchstbetrag wider) vorteilhafter erscheinen, könnten sich die Auswirkungen dieser Option auf die Kundenbeziehungen als problematisch erweisen.

Option 2: Pro-rata-Abrechnung

Die andere Möglichkeit besteht darin, im letzten Verkaufsmonat die tatsächliche Laufzeit des Abos in Rechnung zu stellen. Dies wird im Rechnungswesen als pro rata temporis bezeichnet und bedeutet, dass der Preis entsprechend der Dauer des Verkaufs angepasst wird. Wird beispielsweise ein Monatsabonnement zum 15. des Monats gekündigt, werden dem Kunden nur 15 Tage und nicht der gesamte Monat in Rechnung gestellt.

Diese Flexibilität bei der Kündigung von Abonnements wird von den Kunden geschätzt, erfordert aber ein System zur sofortigen Verwaltung der Abonnementkündigung. Das Enddatum des Abos muss genau registriert werden, um dem Kunden eine korrekte Rechnung stellen zu können, und im Idealfall wird der Zugang des Kunden zum Dienst zum gleichen Zeitpunkt abgeschaltet.

Diese Option hatte in der Vergangenheit viele Nachteile, die jedoch durch die Digitalisierung nach und nach beseitigt wurden. Da wir beginnen, uns in Echtzeit mit unseren Kunden auszutauschen, ist die Kündigung von Abonnements einfacher geworden und die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde wiederkommt, größer. Ein einfacheres Verfahren gibt dem Kunden die Gewissheit, dass er die Kontrolle hat und sich nicht umständlich abmelden muss, wenn er sein Abonnement kündigen muss. Sie wollen die Beziehung zu einem Kunden nicht abbrechen, nur weil er sich abmelden will, sondern Sie wollen ihn einladen, sich später wieder anzumelden!

Allerdings kann diese Option die Abrechnung durch zusätzliche Formeln verkomplizieren:

(Preis des Monatsabonnements) x (pro rata temporis)

Pro rata temporis ist ein Prozentsatz, der durch berechnet wird:

(effektiver Abrechnungszeitraum – in Tagen) / (gesamter Abrechnungszeitraum – in Tagen) x 100

Die optimale Lösung: Automatische anteilige Abrechnung

Glücklicherweise gibt es überall dort, wo es eine Digitalisierung gibt, auch eine Automatisierung. Billwerk+ hat die Vorteile der Technologie genutzt und in die Möglichkeiten der anteiligen Abrechnung investiert, als die Abo-Wirtschaft aufkam. Wir haben es für Sie einfach gemacht, diese Automatisierungen innerhalb unserer Abrechnungslösungen zu nutzen und die manuelle Berechnung der anteiligen Rechnung für jeden Kunden zu vermeiden.

Das Hauptziel bei dieser Art der Rechnungsstellung ist es Kunden zu binden indem man sie einlädt, das Abo genauso einfach wieder herzustellen, wie sie es abbestellt haben. Zu diesem Zweck funktioniert die Pro-Rata-Methode am Anfang genauso gut wie am Ende – der Kunde kann ein Abo in der Mitte des Monats beginnen und zahlt nur für das, was er verbraucht.

Diese Herausforderungen für die Kundenbindung sind in einer Zeit, in der sich die Verbrauchergewohnheiten ändern, noch entscheidender, insbesondere was die Bindung der Kunden an die von ihnen gekauften Produkte betrifft. Laut einer Studie des Observatoriums für Verbraucherverhalten (Odoxa) [1] ist es nur 9 % der Franzosen wirklich wichtig, die von ihnen konsumierten Waren zu besitzen.

[1] Quelle: (Studie über die Abo-Wirtschaft, durchgeführt im März 2018 von der Beobachtungsstelle für Verbraucherverhalten (Odoxa))

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