Revenue Recognition für Ihr Subscription Business

Was ist Revenue Recognition?

Revenue Recognition wird in Deutsch meist mit den Begriffen „Umsatzrealisierung“ oder „Umsatzerkennung“ verknüpft. Es handelt sich um ein Rechnungslegungsprinzip. Betrachtet man den Begriff noch einmal genauer: Revenue sind dabei Erlöse, Recognition wird auch mit „Erkennung“ oder „Erkennen“ übersetzt. Bei Revenue Recognition handelt sich um ein besonderes Thema in der Rechnungslegung, denn es geht hier spezifisch um die Frage, wann ein Umsatz in welcher Höhe realisiert wurde. Wann wurden also die Erlöse vom Unternehmen erwirtschaftet?  

Die Komplikationen der Revenue Recognition 

Für das Subscription Business ist das Thema Revenue Recognition von großer Bedeutung. Der Grund liegt in dem besonderen Geschäftsmodell. Geht man beispielsweise von einem Abomodell aus, für das monatlich 15 Euro Gebühren zzgl. Umsatzsteuer anfallen, so stellt sich die Frage: Wann sind die Umsätze vom Unternehmen zu erfassen? Bei der Bezahlung? Zu einem bestimmten Stichtag? Und was passiert, wenn ein Kunde beispielsweise ein anderes Paket bucht oder kündigt? Was, wenn ein anderes Zahlungsintervall gewählt wird? Oder der Kunde eine Reklamation hat und den kompletten Vertrag widerrufen will?  

All diese Fragen können sich auf die Umsatzentwicklung des Unternehmens auswirken. Wenn ein Kunde in ein Geschäft geht, und einen Fernseher kauft, ist der Fall recht simpel. Es ist recht einfach zu bestimmen, wann der Umsatz realisiert wurde. Doch Abo-Geschäftsmodelle bringen mehr Komplexität mit sich. Deshalb werden klare Regeln benötigt zur Umsatzrealisierung.Diese Regelungen werden in Deutschland durch Gesetze (z.B. HGB) und Rechnungslegungsstandards (IFRS, GAAP) getroffen. 

Warum ist Revenue Recognition wichtig? 

Zunächst einmal ist es für Unternehmen bereits allein aus Compliance-Gründen wichtig, bei Revenue Recognition korrekt vorzugehen. Die Umsatzrealisierung wirkt sich schließlich auf das Reporting aus. Unternehmen müssen die Ordnungsmäßigkeit hier sicherstellen und entsprechenden gesetzlichen Vorgaben und Standardrichtlinien (US-GAAP, IFRS) folgen.  

Abgesehen davon, dass Unternehmen zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind, interessieren sich auch externe Stakeholder, wie beispielsweise Investoren oder Kreditunternehmen, für das Zahlenwerk. Die Umsatzerlöse eines Unternehmens sind dabei regelmäßig von besonders großem Interesse. So können beispielsweise Vergleiche gezogen werden:  

• Konnte das Unternehmen seine Umsätze im Vergleich zum Vorjahr steigern?  
• Wie hoch sind die Umsätze im gleichen Betrachtungszeitraum von direkten Wettbewerbern?  

Natürlich sind Erkenntnisse rund um das Thema Umsatz auch für das Unternehmen selbst wichtig. Strategische Entscheidungen werden unter anderem auf der Basis von Umsatzentwicklungen getroffen.  

Insbesondere im Subscription Business sind Datenanalysen unentbehrlich. So kann eine steigende Anzahl von Abonnements die Umsatzentwicklung und damit das komplette Unternehmenswachstum beeinflussen. Doch damit das Geschäftsmodell erfolgreich gesteuert werden kann, benötigen die Entscheider detaillierte Kenntnisse zur Umsatzrealisierung. Revenue Recognition ist insbesondere im Subscription Business eine Herausforderung – bringt jedoch gleichzeitig spannende Analysemöglichkeiten mit sich.  

Welche Revenue Recognition Typen gib es? 

Es sind verschiedene Revenue Recognition Typen bekannt im internationalen Accounting. So sind beispielsweise folgende „revenue recognition types“ geläufig:  

• Sales Basis Method: Die Umsatzerfassung erfolgt im Zeitpunkt des Verkaufs bzw. bei Auslieferung des Produkts oder der Leistungserbringung. 
• Installment method for revenue recognition: Die Erlöse werden nach der Ratenzahlungsmethode erfasst.  
• Percentage of completion: Die Erlöse werden nach dem Grad der Fertigstellung realisiert. 
• Completed contract method: Die Erlöse werden bei langfristigen Verträgen erst mit Abschluss des jeweiligen Vorhabens realisiert.  

Doch welche Methode soll nun zur Anwendung kommen? Unternehmen müssen die richtige Methode wählen, damit die Rechnungslegung den Anforderungen durch Rechnungslegungsstandards und gesetzliche Vorschriften gerecht wird. 

Was ist das Revenue Recognition Principle? 

Nach dem sog. Revenue Recognition Principle realisieren Unternehmen Erlöse dann, wenn sie Produkte geliefert bzw. Dienstleistungen an ihre Kunden erbracht haben. Die Realisierung erfolgt also nicht im Zeitpunkt der Zahlungstransaktion, sondern mit der Leistungserbringung.  

Revenue Recognition für SaaS Accounting 

Beispiel: Geht man davon aus, dass bei einem SaaS-Vertrag mit Vertragsabschluss 120 Euro zzgl. Umsatzsteuer direkt fällig werden, der Nutzer jedoch für ein Jahr die Software nutzen kann, so stellt sich die Frage, wie die 120 Euro zu erfassen sind. Das SaaS-Unternehmen hat im Zeitpunkt der Bezahlung durch den Nutzer die Leistung noch nicht (vollumfänglich) erbracht. Was passiert, wenn der Kunde nach 6 Monaten entscheidet, das Paket zu wechseln? Oder wenn der Kunde nach 10 Tagen den Vertrag widerruft? Die Frage der Umsatzrealisierung ist also hier gar nicht so einfach.  

Im Falle von Abo-Geschäftsmodellen, wie beispielsweise SaaS, heißt dies, dass die Erlöse ratierlich auf die (geplante) Vertragslaufzeit verteilt werden muss. Das gilt auch, wenn die Gebühr bereits vor oder zu Beginn der Vertragslaufzeit bezahlt werden muss.  

Hinweis: Wichtige Daten liefert das Vertragsmanagement. So liefern die Konditionen zahlreiche Informationen, die im Rechnungswesen verarbeitet werden müssen. Doch ohne moderne Technologien können die Daten kaum noch richtig und zeitnah verarbeitet werden. Deshalb benötigen vor allem SaaS-Anbieter hier eine Softwarelösung, die auch die Revenue Recognition Prozesse mitabdeckt. 

Wie funktioniert Revenue Recognition? 

Der Rechnungslegungsstandard IFRS 15 gibt ein 5-Schritte-Modell zur Bestimmung von Höhe und Zeitpunkt der Umsatzerlöse vor:  

• Schritt 1: Identifizierung des Vertrags/ der Verträge mit einem Kunden 
• Schritt 2: Identifizierung der eigenständigen Leistungsverpflichtungen in dem Vertrag 
• Schritt 3: Bestimmung des Transaktionspreises 

• Schritt 4: Verteilung des Transaktionspreises auf die Leistungsverpflichtungen des Vertrags 
• Schritt 5: Erlöserfassung bei Erfüllung der Leistungsverpflichtungen durch das Unternehmen 

Die Basis für die korrekte Erfassung sollte bereits im Abrechnungssystem gelegt werden. Mit billwerk erfolgen nicht nur Abrechnungen automatisiert. Die Softwarelösung von billwerk unterstützt die Methoden zur Umsatzerkennung. Auch passive Rechnungsabgrenzungsposten lassen sich so einfach auf der Basis verlässlicher Daten bilden. Detaillierte Auswertungen zeigen, wie sich Abonnements und Umsätze entwickeln. Das Unternehmenswachstum lässt sich auf diese Weise zielgerichtet steuern.  

Best Practices für Revenue Recognition 

1. Die Compliance-Anforderungen müssen eingehalten werden! Die Unternehmen sollten sich der Rechnungslegungsstandards (IFRS 15 / ASC 606) bewusst sein und sie ordnungsgemäß umsetzen.
2. Anbieter von Abonnements sollten eine Softwarelösung verwenden, die die Umsatzrealisierung erleichtert. Auf diese Weise können die Buchhaltungsprozesse optimiert und IFRS-konform gestaltet werden.
3. Die Softwarelösung sollte das 5-Stufen-Modell(IFRS 15) automatisch umsetzen, damit die Buchhaltung entlastet wird und menschliche Fehler reduziert werden.
4. Wer das Prinzip der Umsatzrealisierung versteht, kann sein eigenes Geschäftsmodell besser ausrichten und seine eigenen Zahlen optimieren. Die Buchhaltungsabteilung kann somit die entscheidenden Daten liefern, um das Abonnementgeschäft zu mehr Wachstum zu führen.
5. Die Umsatzrealisierung bringt die Schwierigkeit mit sich, dass Umsatzermittlung und Cashflow-Entwicklung nicht unbedingt identisch sind. Das Controlling muss entsprechend sensibilisiert werden.

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