Lexware automatise sa croissance avec Billwerk+.
« Lors de l’analyse de différents systèmes de gestion des abonnements, il était important pour nous de trouver une entreprise qui disposait d’un certificat GoBD pour la comptabilité consolidant les anciens systèmes, et Billwerk+ était la seule entreprise que nous avons trouvée. Grâce à cette comptabilité consolidante dans Billwerk+, nous pouvons complètement éviter de cartographier les modèles commerciaux dans notre ERP de groupe. »
Dr. Carsten Block Chef de produit Lexware Office, Haufe Group
Lexware Office de Haufe Lexware
Quelle était la situation initiale ? Quels étaient les défis à relever ?
En tant que leader du marché des solutions de comptabilité et de facturation de bureau pour les PME, nous , chez Lexware, avons reconnu dès 2012 que les modèles commerciaux de logiciels en tant que service, associés à la puissance des technologies du cloud, offrent un tout nouveau niveau de liberté dans les solutions pour les clients et ont un potentiel disruptif. C’est pourquoi nous sommes présents sur le marché avec Lexware Office depuis 2013 afin de défendre et d’étendre le leadership du marché dans le segment des PME dans le monde du cloud également. Nos produits de bureau continuent à se vendre excellemment, en même temps nous voyons qu’avec notre solution SaaS Lexware Office nous pouvons attirer des groupes de clients que nous n’atteignions pas auparavant ; mot clé « automagique ». Lexware Office n’est pas simplement une traduction technique de nos solutions de bureau dans le nuage. Dès le début, nous avons voulu automatiser complètement la comptabilité et rendre ainsi cette tâche obligatoire réalisable par des personnes sans aucune expérience en comptabilité.
Notre principal défi ici est de briser les schémas de pensée traditionnels. Cela s’applique aussi bien au développement des produits qu’à la modélisation des activités. Dans ce cas, nous apprécions grandement de disposer d’un système spécialisé de gestion des abonnements avec Billwerk+, car nous pouvons élaborer de nouveaux modèles commerciaux et tarifaires très rapidement et les tester sur le marché sans avoir à procéder à des ajustements dans notre système ERP de groupe.
Quelles solutions avez-vous envisagées pour relever ce défi technique ?
En ce qui concerne la gestion des abonnements, nous avons opté pour notre propre développement pour le lancement de Lexware Office sur le marché. C’était logique, car avec Lexware Office, nous offrons nous-mêmes une solution de facturation conforme à la norme GoBD. « Mangez votre propre nourriture pour chiens » comme diraient les Américains. Au fil du temps, cependant, il s’est avéré que nous étions toujours confrontés à des problèmes de hiérarchisation, car nous devions décider si nous voulions développer des fonctionnalités pour nos clients ou des fonctionnalités pour la facturation de nos clients. En outre, les exigences relatives à l’automatisation de notre propre processus « de la commande à l’encaissement » sont très différentes de celles des petites et micro-entreprises.
Dans le même temps, la gestion des abonnements s’est développée en un segment de marché distinct depuis environ 2015. À la mi-2017, il nous a semblé logique de reconsidérer notre décision initiale de « faire ».
En quoi la solution avec Billwerk+ a-t-elle été différente des autres ? Pourquoi avez-vous finalement décidé de relever le défi avec Billwerk+ ?
Lors de l’analyse des différents systèmes de gestion des abonnements, il était important pour nous de trouver une entreprise disposant d’un certificat GoBD pour la consolidation comptable des anciens systèmes, et Billwerk+ est la seule entreprise que nous avons trouvée. La raison en est très simple : Nous utilisons la fonction de consolidation comptable de Billwerk+, c’est-à-dire que nous maintenons une comptabilité auxiliaire conforme à la directive GoBDpour tous nos clients Lexware Office. A la fin du mois et à la fin de l’année, nous ne transférons alors que les positions consolidées des comptes collectifs dans notre ERP Groupe.
Cela présente deux avantages : Tout d’abord, il ne s’agit que d’une poignée de chiffres que nous transférons manuellement de Billwerk+ dans notre ERP. En d’autres termes, nous pourrions nous épargner la mise en œuvre d’une interface complexe. Deuxièmement, et c’est encore plus important, ce système de comptabilité consolidée de Billwerk+ nous permet d’éviter complètement la mise en correspondance des modèles d’entreprise dans notre ERP de groupe. C’est important car ce type de cartographie prend beaucoup de temps et est donc lent. Nous testons en permanence différentes stratégies de monétisation et de tarification. La rapidité de la mise en œuvre est donc très importante pour nous.
Comment s’est déroulée l’intégration (opérationnelle, structurelle, temporelle, etc.) de Billwerk+ et la transformation de l’organisation en rapport avec la solution ?
Le projet de transformation a débuté à l’automne 2017, avec une équipe dédiée à Lexware Office chargée du projet. Dans cette équipe, nous avons d’abord travaillé à l’installation d’un commutateur dans nos systèmes afin de pouvoir facturer les nouveaux clients via Billwerk+, tandis que les clients existants étaient toujours facturés via notre ancien système pour le moment. Au cours de la suite du projet, nous avons d’abord converti les clients existants par petites étapes, puis par grandes étapes. Tout cela s’est passé en toute transparence pour nos clients.
En même temps, nous avons organisé un Jour Fixe hebdomadaire avec les employés de Billwerk+ pendant la durée de la migration. Cela a été très utile pour la coordination et le transfert de connaissances. Dans certains domaines, Billwerk+ a également adapté et développé ses systèmes dans ce contexte. Dès le début, nous avons pu établir une très bonne relation de travail avec Billwerk+ à tous les niveaux.
Comment la solution fonctionne-t-elle aujourd’hui ? Quelle est votre conclusion ?
Aujourd’hui, je peux dire que nous sommes très satisfaits de l’intégration. D’un point de vue technique, nous disposons d’une infrastructure très stable et résiliente. Et dans la modélisation des nouveaux modèles commerciaux et tarifaires, nous disposons désormais de possibilités que nous n’aurions pas pu intégrer dans notre ancienne solution, ou seulement au prix d’efforts considérablement plus importants. Maintenant, nous pouvons vraiment essayer de nouveaux modèles de prix et d’affaires très rapidement.
Avez-vous des conseils utiles pour d’autres DSI/chefs de projet qui sont confrontés à un défi similaire ?
Mon premier conseil : si vous examinez l’ERP de votre entreprise, réfléchissez à la profondeur de l’intégration nécessaire. Nous avons très bien réussi à transférer manuellement les « données comptables consolidées » dans notre système ERP d’entreprise, car nous avons pu gagner des degrés de liberté dans le développement rapide de nos modèles d’entreprise et, en même temps, économiser du temps et de l’argent pour l’intégration ERP.
Autre élément important : une équipe dédiée qui peut se consacrer à plein temps à la migration des données. Dernier conseil : au fil du temps, nous avons accumulé des cas particuliers dans notre ancien système, par exemple à partir de campagnes de rabais historiques, etc. Il s’agissait de nombreuses « constellations de contrats » intéressantes, que nous n’avons découvertes dans leur intégralité que lors de la migration des données. Dans ce cas, il est bon que nous ayons initialement migré les données des clients par petites étapes et que nous ayons pu apprendre au cours du processus.
À propos de Lexware
Lexware fait partie du groupe Haufe, l’une des entreprises les plus innovantes en matière de médias et de logiciels dans les secteurs juridique, commercial et fiscal. En 2013, Lexware est entré sur le marché avec Lexware Office afin de défendre et d’étendre son leadership sur le marché des solutions de comptabilité et de facturation dans le segment des PME, également dans le monde du cloud. Avec plus de 1 200 employés chez Haufe-Lexware et plus d’un million de clients, Lexware est un leader dans le domaine des logiciels commerciaux.
4000+ clients se développent avec Billwerk+
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