DIN 5008 – Règles pour la correspondance commerciale
L'Allemagne est notoirement douée pour fixer des règles. La communication d'entreprise n'échappe pas non plus à ce phénomène. Bien sûr, il n'existe pas de directives légales sur l'apparence d'une lettre d'affaires, par exemple, mais la norme DIN 5008 comprend précisément de telles directives. Contrairement à une loi, une directive conforme à la norme DIN est volontaire, mais elle facilite grandement la communication. Où se trouve exactement l'expéditeur, où est la salutation et comment écrire correctement la date ? Des questions prétendument banales pour lesquelles il existe des règles standardisées et reconnues au niveau international. Dans cet article, nous expliquons pourquoi une lettre commerciale soignée et conforme aux lignes directrices est si importante et peut éviter un surcroît de travail inutile et des malentendus.
DIN 5008 – que devez-vous vraiment savoir ?
La rédaction et l’envoi de lettres commerciales font partie du quotidien de tout entrepreneur. Une règle souvent appliquée en arrière-plan pour beaucoup est la norme dite DIN 5008, qui définit depuis 1928 les règles d’écriture et de conception pour le traitement de texte, notamment les signes de ponctuation, les caractères, les symboles arithmétiques, les formules ainsi que la structuration des textes dans les documents et la structure des tableaux. Depuis lors, il y a bien sûr eu un certain nombre de mises à jour, la dernière complète datant de 1996, lorsque la conception avec des programmes de traitement de texte pour PC est également devenue le sujet de la norme. Cela s’applique également aux programmes de facturation et à tout logiciel proposant des modèles de lettres commerciales.
Il est important de savoir que la norme DIN 5008 ne réglemente pas le contenu d’une lettre d’affaires, mais seulement son apparence. Vous trouverez ici d’autres directives (source allemande) sur la norme DIN 5008.
DIN 5008 en tant qu’interprète dans le monde des affaires
À première vue, une directive comme la norme DIN 5008 ressemble à un travail supplémentaire. En fait, il facilite la conduite des affaires et la communication entre partenaires commerciaux. Tout comme il existe une étiquette et des coutumes dans les transactions commerciales bilatérales, il existe également des règles reconnues dans la correspondance commerciale. Il faut toujours noter que les déviations sont bien sûr autorisées. Il ne s’agit pas d’une question de loi. Il est beaucoup plus important pour une entreprise de se doter d’une identité d’entreprise cohérente, qui peut toujours s’écarter de la norme si cela va à l’encontre de sa propre philosophie d’entreprise.
Mais en même temps, il doit être conçu de manière à ce que mon homologue comprenne tout correctement et qu’il n’y ait pas de malentendus. Vue sous cet angle, la norme DIN 5008 doit être comprise comme un travail de traduction dans le monde des affaires, afin que tout le monde parle le même langage formel.
DIN 5008 et l’économie de l’abonnement
Un modèle de lettre commerciale cohérent et soigné est la clé d’une correspondance commerciale exempte d’erreurs et de plaintes. Le défi dans l’économie de l’abonnement est la fréquence de la communication écrite. Dans la facturation récurrente, des factures automatiques, souvent mensuelles, sont émises. Ensuite, il y a la correspondance étendue.
Imaginez maintenant un modèle de lettre type qui soit trompeur, contradictoire ou du moins non conforme à la législation. Des lettres de plainte avec de possibles conséquences financières ou même juridiques pourraient en résulter. C’est pourquoi le respect des règles et réglementations DIN est si important, en particulier pour les sociétés d’abonnement, afin de garantir une communication commerciale cohérente et compréhensible.
Des modèles de lettres commerciales conformes à la norme DIN 5008 peuvent également être créés chez Billwerk+ afin de doter les documents de leur propre en-tête et mise en page. Ces modèles PDF peuvent être utilisés pour des factures, des notes de crédit ou des lettres de rappel, par exemple.
Conclusion : La norme DIN 5008 comme manuel d’étiquette pour les écrits commerciaux quotidiens
Les entrepreneurs doivent respecter un grand nombre de règles essentielles à leur activité, notamment dans les domaines financier et fiscal. Ainsi, des règles qui semblent plutôt triviales, comme celles de la norme DIN 5008, peuvent rapidement disparaître du radar. Mais si nous considérons les règles de la lettre DIN plutôt comme une aide pour les affaires quotidiennes, il devient clair que l’application de ces directives relève du simple bon sens. Des malentendus, des discussions sans queue ni tête et, dans le pire des cas, des plaintes seraient finalement l’alternative. Ce n’est certainement pas une bonne alternative.
