Optimera dina finansiella processer: Varför du bör överväga att automatisera avstämningar

I en affärsvärld där utveckling sker snabbt och där kassaflöden är det som styr blir det en utmaning att upprätthålla finansiell stabilitet. Enligt McKinsey Global Payments Report är några av de största problemen för finansavdelningar likviditetsprognoser, valutarisker, fakturahantering och avstämning av betalningar. Avstämning av betalningar är en viktig process som säkerställer precisionen och integriteten i en organisations finansiella register. Genom att kontrollera den kan organisationen säkerställa att de finansiella rapporterna är korrekta och att lagstadgade krav uppfylls. Särskilt prenumerationsföretag som hanterar en stor mängd fakturor och betalningar kommer att kunna dra nytta av att automatisera avstämningsprocessen. Låt oss fördjupa oss i ämnet för att förstå hur dina ekonomiprocesser kan optimeras genom att automatisera dina avstämningsaktiviteter.

Vad är betalningsavstämning?

Avstämning av betalningar är processen att jämföra och matcha finansiella poster relaterade till inkommande och utgående betalningar, för att säkerställa korrekthet och identifiera eventuella avvikelser eller fel. Det innebär att man matchar olika källor till betalningsuppgifter, t.ex. kontoutdrag, fakturor, inköpsorder och betalningskvitton, för att kontrollera att alla transaktioner registreras korrekt och att beloppen redovisas på ett korrekt sätt. Företag kan stämma av sina konton dagligen, veckovis eller månadsvis.

Kontoavstämning – mer än en anomalidetektor

Experter rekommenderar företag att stämma av sina betalningar minst en gång i månaden, beroende på typ av företag kan man till och med behöva göra det oftare. Det som är avgörande för alla organisationer är att tidigt etablera en effektiv process för kontoavstämning som kan anpassas i takt med att verksamheten växer och antalet betalningsmetoder och valutor ökar. Förutom sin primära funktion som ”avvikelsedetektor” hjälper kontoavstämningen till att undvika alla typer av avvikelser, här de viktigaste:

• Korrekthet i finansiella poster: Kontoavstämning bidrar till att säkerställa precisionen och integriteten i en organisations finansiella poster. Denna noggrannhet är avgörande för att ta fram tillförlitliga bokslut och rapporter, som är viktiga för beslutsfattande, regelefterlevnad och intressenternas förtroende.

• Upptäckt och förebyggande av bedrägerier: Avvikelser i transaktioner, obehöriga uttag eller oväntade avgifter kan vara tidiga indikatorer på bedrägligt beteende.

• Regelefterlevnad: Företag har en rättslig skyldighet att upprätthålla korrekta räkenskaper och följa redovisningsstandarder och bestämmelser. Avstämningsprocessen ger en verifieringskedja och dokumentation av företagets finansiella transaktioner, vilket ökar transparensen och underlättar lagstadgade revisioner eller granskningar.

• Kassaflödeshantering: kontoavstämning säkerställer att in- och utflöden av likvida medel registreras och redovisas på ett korrekt sätt. Den hjälper till att identifiera eventuella saknade insättningar eller oregistrerade betalningar, så att företagen får en korrekt bild av sin kassaposition.

• Identifiering och korrigering av fel: kontoavstämning gör det möjligt för företag att identifiera och korrigera fel i sina finansiella poster. Det kan vara ett enkelt inmatningsfel, en felklassificerad transaktion eller en diskrepans mellan företagets och bankens bokföring.

• Finansiellt beslutsfattande: Tillförlitlig och korrekt finansiell information är avgörande för att fatta välgrundade affärsbeslut. Denna information ger ledningen möjlighet att fatta datadrivna beslut om investeringar, kostnader, upplåning och övergripande finansiell strategi.

Gör bokslut snabbare än någonsin tidigare. Varför du bör automatisera kontoavstämningen.

Prenumerationsföretag bör överväga att automatisera avstämningen. Med alla olika produkter, paket, fakturor och betalningar kan det snabbt bli rörigt. De viktigaste fördelarna med automatiserad kontoavstämning är följande:

Effektivare processer

Automatisk	Manuell
Importera kontoutdrag automatiskt, matcha transaktioner och stäm av konton utan manuella åtgärder. Det innebär att manuella fel inte längre kommer vara ett problem för ditt företag.	Manuell kontoavstämning innebär att man manuellt granskar kontoutdrag, jämför transaktioner och manuellt matchar dem med motsvarande poster i företagets redovisningssystem. Denna process är tidskrävande, arbetsintensiv och känslig för mänskliga fel.

Visste du att?

Företag med cirka 100 fakturor per vecka lägger 1-2 timmar per vecka på bankavstämning, om de gör det manuellt finns det stor risk för manuella fel!

Prata med oss om hur du kan minska felprocenten i din organisation.

Tid- och resursbesparingar

Automatisk	Manuell
Automatiserad Automatiserad avstämning minskar avsevärt den tid och de resurser som krävs för att slutföra processen. Det gör att finansteamen kan fokusera på andra värdeskapande uppgifter, som analys och finansiell planering.	Manuell Manuell avstämning är en tidskrävande process, särskilt för företag med stora transaktionsvolymer eller komplexa bankrelationer. Företag som inte kan stämma av i tid kan förlora pengar och få en negativ inverkan på sin likviditet.

Skalbarhet och flexibilitet

Automatiserad Ditt företag växer och dina fakturor blir allt fler. Med automatiserade avstämningssystem kan du hantera stora transaktionsvolymer på ett effektivt sätt, vilket gör dem lämpliga för företag med höga transaktionsvolymer eller komplex finansiell verksamhet.

Manuell Manuell avstämning kan bli både opraktiskt och ineffektivt för företag med betydande transaktionsvolymer. Det kan krävas extra personal eller förlängda arbetstider för att hantera arbetsbelastningen effektivt. Detta kommer att leda till ytterligare kostnader och en minskad lönsamhet.

Tidlösa och aktuella insikter

Automatiserad Automatisering möjliggör avstämning i realtid eller nära realtid, vilket gör att företagen kan ha aktuell och korrekt finansiell information.

Manuell Manuell avstämning medför ofta fördröjningar i erhållandet och bearbetningen av kontoutdrag och transaktioner. Denna försening kan påverka noggrannheten och aktualiteten i den finansiella rapporteringen och beslutsfattandet.

Hur kan man automatisera sin avstämning?

Det finns olika sätt att automatisera kontoavstämningen. Här är några av de mest relevanta!

EBICS – Internetkommunikationsstandard för elektronisk bankverksamhet

EBICS, som står för Electronic Banking Internet Communication Standard, är ett säkert och effektivt kommunikationsprotokoll som används i stor utsträckning i Europa för elektroniska banktransaktioner. Detta standardiserade system möjliggör ett sömlöst och automatiserat datautbyte mellan banker och deras företagskunder.

Hur fungerar EBICS?

Med EBICS kan företag automatisera utbytet av finansiella data mellan sina interna system och bankinstitut. Denna automatisering underlättar snabb och korrekt överföring av transaktionsuppgifter, såsom betalningar, kvitton och kontoutdrag, direkt till företagets system för ekonomisk förvaltning eller ERP-system (Enterprise Resource Planning). Denna integration eliminerar behovet av manuell datainmatning och minskar avsevärt risken för fel eller avvikelser.

Vilka är fördelarna med denna funktion?

• Europeisk standardisering: det är en aktuell och gemensam standard i europeiska betalningstransaktioner
• Säkerställer en hög säkerhetsnivå
• Dina finansiella processer är optimerade.

Virtuella IBAN-nummer

Virtuella IBAN-nummer är virtuella kontonummer som inte är direkt kopplade till ett fysiskt bankkonto, vilket innebär att ditt företag har flera virtuella IBAN-nummer som är kopplade till ett fysiskt IBAN-nummer. De är utformade för att förenkla och optimera den finansiella verksamheten för företag genom att tillhandahålla en mer flexibel och effektiv metod för bankverksamhet.

Genom att använda virtuella IBAN kan företag automatisera avstämningen genom att koppla varje virtuellt konto till ett avtal (eller en kund). Detta möjliggör automatisk matchning av inkommande betalningar med virtuella IBAN, vilket eliminerar behovet av manuella åtgärder. Som ett resultat kan företagen stämma av sina finansiella poster mer effektivt och korrekt.

Hur Virtual IBAN möjliggör automatiserad kontoavstämning

Företag kan automatisera processen för att koppla virtuella IBAN till transaktioner och uppdatera avstämningsposterna i realtid. Automatiseringen eliminerar det manuella arbete som krävs för att spåra och matcha transaktioner, vilket minskar risken för fel och avvikelser.

Dessutom ger det ökad synlighet och kontroll över all finansiell verksamhet. Dina inkommande betalningar kan stämmas av i realtid, vilket innebär att den inte är beroende av text som tillhandahålls av en kund utan med de mottagna betalningarna. Företag kan enkelt spåra och övervaka inkommande betalningar som är kopplade till specifika virtuella IBAN-nummer. Denna nivå av transparens bidrar till att upprätthålla korrekta finansiella poster och effektivisera avstämningsprocessen.